Manuale Utente Hydra Administrator – Sezione Eventi

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1. Gestione Eventi

La sezione Eventi consente di programmare, organizzare e gestire tutte le iniziative, i seminari e i webinar censiti nel sistema, definendone la pianificazione temporale, i dati logistici, i requisiti di iscrizione e le condizioni economiche di partecipazione.

Accesso alla sezione

Per accedere alla gestione degli eventi:

1. Individuare il menu di navigazione laterale.

2. Cliccare sulla voce SHOP per espandere il sottomenu.

3. Selezionare Eventi.

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2. Elenco e Azioni sugli Eventi

La schermata principale mostra la lista completa degli eventi inseriti nel gestionale.

Informazioni in tabella

Per ciascun evento vengono riportati i seguenti dati riassuntivi:

• Nome: denominazione dell’evento o del webinar.

• Categoria: tipologia di evento (es. Webinar, Seminario, Incontro).

• Codice / Sigla: identificativo univoco assegnato al record.

• Prezzo Listino: quota base di partecipazione.

• Tipo Costo: modalità di addebito configurata.

• Disponibilità: posti occupati / posti totali disponibili.

• Shop / Attivo: indicatori di visibilità sulla piattaforma e di attivazione nel sistema.

• Utente: account utente che ha registrato o aggiornato l’evento.

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Operazioni massive (Azione su eventi selezionati)

Per eseguire un’operazione su uno o più eventi:

1. Spuntare la casella di selezione (checkbox) relativa agli eventi desiderati.

2. Aprire il menu a tendina Esegui una Azione in alto a destra e scegliere l’operazione desiderata:

• Cancella Evento: rimuove definitivamente gli eventi selezionati dal sistema.

• Duplica: crea una copia conforme dell’evento selezionato per velocizzare l’inserimento di nuove date o sessioni simili.

• Crea ricevuta: genera la ricevuta contabile legata alle iscrizioni dell’evento.

• Download acquirenti: scarica l’elenco/report di tutti gli utenti registrati o paganti.

• Evento: scrivi agli iscritti: apre l’interfaccia per inviare una comunicazione e-mail diretta a tutti i partecipanti dell’evento.

• Conferma evento e avvisa i pre-iscritti: cambia lo stato dell’evento in “confermato” e invia una notifica automatica agli utenti in lista di pre-iscrizione.

1. Premere il pulsante Vai per eseguire l’azione.

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3. Inserimento e Modifica di un Evento

Per aggiungere un nuovo evento, cliccare sul pulsante + Aggiungi Evento in alto a destra. Si aprirà la maschera di configurazione strutturata nelle relative schede (Tab) di lavoro.

Nota: In fase di compilazione è possibile utilizzare i pulsanti di salvataggio in testata: Salva, Salva e aggiungi un altro oppure Salva e continua le modifiche.

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Tab 1: Prodotto

Definisce l’inquadramento base dell’evento all’interno del catalogo (Nome dell’evento, Categoria di appartenenza, Codice/Sigla e descrizione sintetica).

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Tab 2: Prezzo

Permette di configurare l’aspetto economico legato alle partecipazioni:

• Inserimento della descrizione su ricevuta.
• Impostazione del prezzo di listino e delle tariffe riservate ai soci.
• Definizione del prezzo per unità e del Tipo costo (es. quota totale in un’unica soluzione o pagamenti scaglionati).

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Tab 3: Setup rendicontazione

Scheda riservata all’impostazione dei tracciamenti e dei parametri per la rendicontazione contabile dell’evento.

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Tab 4: E-commerce

Consente la gestione della visibilità dell’evento all’interno del portale e-commerce e l’impostazione delle vetrine di vendita rivolte agli utenti finali.

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Tab 5: Notifiche

Permette di attivare e personalizzare l’invio delle e-mail automatiche di notifica indirizzate all’amministratore (es. notifica nuova iscrizione) e all’acquirente/iscritto (es. e-mail di conferma registrazione).

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Tab 6: Allegati

Area per il caricamento delle immagini di copertina/locandine visualizzabili in pagina e dei documenti scaricabili dagli iscritti (es. programma dell’evento, brochure, slide o materiale didattico).

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Tab 7: Evento

Scheda specifica destinata a tutte le impostazioni operative e logistiche dell’evento:

• Evento – Impostazioni:

• Data evento, Ora e Durata: pianificazione del calendario dell’evento.

• Attività e Location: selezione della tipologia di attività e della sede/aula fisica.

• Tipo registrazione & Approvazione: scelta della modalità di iscrizione (es. registrazione Automatica o soggetta ad approvazione manuale).

• Finestra temporale registrazioni: definizione delle date e ore esatte di apertura e chiusura delle iscrizioni.

• Crediti e Meeting: impostazione di eventuali crediti formativi assegnati, gestione dei collegamenti online (Url meeting virtuale) o impostazione del meeting automatico.

• Referenti e Attestati: indicazione del nome, ruolo e firma del referente da inserire negli attestati di partecipazione.

• Dati di contatto: inserimento delle informazioni di contatto visibili agli utenti (con opzione Mostra dati contatto).

• Ripetizione Evento:

• Impostazione delle regole di ricorrenza (intervallo di date, giorno della settimana o del mese) per generare automaticamente sessioni ripetute dell’evento.

• Gestione ed eliminazione massiva degli eventi ripetuti generati dal sistema.