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Documenti in entrata
Creato il: Giovedì 06 Giugno 2024 15:28 - Ultima modifica: Martedì 29 Aprile 2025 13:52
“Documenti in Entrata” consente di gestire tutte le fatture e i documenti ricevuti da fornitori e collaboratori.
Panoramica dei Documenti in Entrata
La schermata principale dei documenti in entrata mostra un elenco di tutti i documenti registrati con le principali informazioni:
Questa visualizzazione include:
| Colonna | Descrizione |
|---|---|
| NR. | Numero progressivo interno |
| DATA DEL DOCUMENTO | Data di emissione del documento |
| SCADENZA | Data entro cui effettuare il pagamento |
| FORNITORE | Nome/ragione sociale del fornitore |
| NR. DOCUMENTO | Numero identificativo del documento originale |
| TIPO DOCUMENTO | Classificazione (fattura, nota di credito, ecc.) |
| TOTALE DA PAGARE | Importo da saldare |
| VALORE RITENUTA | Eventuale importo della ritenuta d’acconto |
| TIPO PAGAMENTO | Modalità di pagamento |
| PAGATO IL | Data in cui è stato effettuato il pagamento |
| PAGATO | Indicatore dello stato di pagamento |
Aggiungere un Nuovo Documento
Per inserire un nuovo documento in entrata:
- Clicca sul pulsante “Aggiungi Documento in entrata“
- Si aprirà la schermata di inserimento con quattro tab: Dati generali, Ritenuta, Pagamento, Allegati e corrispondenza
Compilazione delle Sezioni
Tab Dati Generali
In questa sezione vanno inserite le informazioni di base del documento:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Tipo documento | Seleziona la tipologia (Fattura, Nota di credito, ecc.) |
| Nr. di protocollo | Numero interno di registrazione |
| Estero | Seleziona se il documento proviene dall’estero |
| Nr. documento | Numero identificativo del documento originale |
| Data del documento | Data di emissione del documento |
| Data registrazione | Data in cui viene registrato nel sistema |
| Scadenza | Data entro cui effettuare il pagamento |
| Fornitore | Seleziona il fornitore dall’anagrafica |
| Conto economico | Conto di costo associato (compilato automaticamente se configurato nei conti predefiniti) |
| Conto patrimoniale | Conto di debito associato (compilato automaticamente se configurato nei conti predefiniti) |
| Centro di costo | Area aziendale a cui imputare la spesa |
| Emessa da | Persona fisica che ha emesso il documento |
| Note | Eventuali annotazioni sul documento |
Nella parte inferiore vengono visualizzati i totali calcolati in base al dettaglio inserito:
- Totale documento: Importo totale del documento
- Totale da pagare: Importo da pagare (al netto dell’eventuale ritenuta)
- Imponibile: Base imponibile totale
- Totale IVA: Importo IVA totale
- Valore ritenuta: Importo della ritenuta d’acconto
Gestione del Dettaglio Fattura
Nella parte inferiore della pagina si trova la sezione “Dettaglio fattura” dove vanno inserite le singole voci del documento:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Descrizione | Descrizione della voce di spesa |
| Imponibile € | Importo imponibile della voce |
| IVA € | Importo IVA della voce |
| Descrizione IVA | Seleziona l’aliquota IVA applicata (es. 22%) |
| Conto economico | Sottoconto di costo a cui imputare la voce |
Caratteristiche principali:
- È possibile aggiungere più righe di dettaglio utilizzando il pulsante “Aggiungi Voce documento in entrata“
- Se si inseriscono più righe, il sistema calcolerà automaticamente i totali
- Al salvataggio verrà creato un movimento contabile con tutte le righe compilate e i relativi sottoconti
- Se non si seleziona un sottoconto specifico, il sistema utilizzerà quello predefinito
Tab Ritenuta
Questa sezione va compilata solo per documenti con ritenuta d’acconto:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Compenso lordo | Importo lordo soggetto a ritenuta |
| Aliquota ritenuta | Percentuale della ritenuta d’acconto (es. 20%) |
| Valore ritenuta | Importo della ritenuta (calcolato automaticamente) |
| Tipo pagamento | Modalità di pagamento della ritenuta |
Nota importante: In caso di documenti con ritenuta, il movimento contabile associato al pagamento riguarderà solo l’importo da pagare al fornitore. Sarà necessario creare separatamente un movimento contabile per il pagamento della ritenuta all’erario.
Tab Pagamento
In questa sezione vengono gestite le informazioni relative al pagamento:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Pagato il | Data in cui è stato effettuato il pagamento |
| Tipo pagamento | Modalità di pagamento (bonifico, contanti, ecc.) |
| Banca | Conto bancario da cui è stato effettuato il pagamento |
| Pagato | Spunta per indicare che il documento è stato pagato |
| Note pagamento | Eventuali annotazioni sul pagamento |
Nota: Selezionando la casella “Pagato” verrà creato automaticamente il movimento contabile associato al pagamento. Se si rimuove la spunta, il movimento non verrà cancellato automaticamente.
Tab Allegati e Corrispondenza
Questa sezione permette di allegare file e registrare comunicazioni relative al documento:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Data | Data dell’allegato o della comunicazione |
| Descrizione | Breve descrizione del contenuto |
| Tipo allegato | Classificazione del documento allegato |
| Allegato | Pulsante per caricare il file |
| Data ultima modifica | Data dell’ultima modifica (compilato automaticamente) |
| Estremi di registrazione | Informazioni aggiuntive sulla registrazione |
| Non sussistente | Spunta per indicare che il documento non è più valido |
Per aggiungere ulteriori allegati, clicca sul pulsante “Aggiungi Allegati e corrispondenza”.
Configurazione dei Conti Predefiniti
Per ottimizzare l’inserimento dei documenti, è possibile configurare i conti predefiniti per ciascun fornitore:
- Accedi all’anagrafica del fornitore
- Vai al tab “Conti predefiniti“
- Imposta il conto di costo (Conto economico) e il conto di debito (Conto patrimoniale)
In questo modo, quando selezioni il fornitore durante l’inserimento di un documento, il sistema compilerà automaticamente i campi “Conto economico” e “Conto patrimoniale”.
Nota sulla ritenuta: È stata creata la voce “Ritenuta” nei conti di default. Se imposti il sottoconto in quella voce, verrà automaticamente inserito nelle registrazioni contabili dei documenti con ritenuta.
Visualizzazione e Ricerca
Nella visualizzazione principale dei documenti in entrata:
- Puoi filtrare i documenti per periodo utilizzando il selettore nella parte superiore
- È possibile cercare documenti specifici utilizzando il campo di ricerca
- Cliccando sul nome del documento si accede alla schermata di modifica
- Le icone nella colonna di sinistra permettono di visualizzare dettagli, modificare o eliminare il documento
Opzioni di Salvataggio
Quando inserisci o modifichi un documento, hai a disposizione tre opzioni di salvataggio:
- Salva: Salva il documento e torna alla lista principale
- Salva e aggiungi un altro: Salva il documento e apre subito un nuovo form vuoto
- Salva e continua le modifiche: Salva il documento e rimane nella stessa schermata per continuare le modifiche
Gestione Movimenti Contabili
I documenti in entrata generano automaticamente movimenti contabili in base alle informazioni inserite:
- Alla registrazione del documento viene creato un movimento contabile con le voci di costo e il debito verso il fornitore
- Quando si segna un documento come “Pagato”, viene generato un movimento che registra l’estinzione del debito
- Per i documenti con ritenuta, è necessario creare manualmente un movimento contabile per il pagamento della ritenuta all’erario
Suggerimento: Verifica sempre che i conti predefiniti siano correttamente configurati per evitare messaggi di avviso e garantire una corretta registrazione contabile.